ASPECTOS DE LA NUEVA LEY NOTARIADO GTO.
Por: Not. Francisco Alejandro Lara Rodríguez[1]
1.- COTEJO DE DOCUMENTOS.
Lo constituye la certificación de un documento que se compara ó confronta con otro que se tiene a la vista, para constatar que tienen las mismas características.
En este tipo de actos debemos acatar nuevas reglas para llevar a cabo los cotejos conforme a la ley, por lo que debemos tener presente el contenido del siguiente dispositivo legal:
ARTÍCULO 72. Queda prohibido a los notarios…
Las certificaciones derivadas de cotejos se asentarán en la última hoja que corresponda al documento que se compulsa y coteja con su original o en hoja adherida al mismo. La certificación deberá contener: la mención del documento original cuyo cotejo se certifica, el número de fojas que comprende, el nombre de la persona a quien se expide, la razón «doy fe», la firma del notario y el sello de autorizar, así como las demás medidas de seguridad que se establezcan por el Ejecutivo del Estado. [2]
a).- La mención del documento original cuyo cotejo se certifica.
Será necesario señalar el tipo de documentos que cotejamos, ya que pudieran presentarnos: un original ó una copia certificada ó una copia al carbón, por lo que se deberá señalar la naturaleza del documento que el interesado presenta ante nuestra Fe.
b).- El número de fojas que comprende.
Solo será necesario señalar el número de fojas que integran la certificación.
c).- El nombre de la persona a quien se expide.
Esta es una novedad que consiste en señalar expresamente quién solicita el cotejo que realizamos, para atribuir la presentación del documento a persona determinada. De esta forma dicha persona será la responsable del documento con el que llevamos acabo el cotejo.
Recomiendo que solicitemos a la persona se identifique debidamente ante nosotros.
d).- La razón «doy fe», la firma del notario y el sello de autorizar.
Son los elementos de autenticación Notarial.
e).- Las medidas de seguridad que se establezcan por el Ejecutivo del Estado.
Son medidas de seguridad que serán establecidas con posterioridad y que consistirán seguramente en incorporar un KINEGRAMA [3] como un medio de protección del documento para evitar en lo posible falsificaciones.
Para mayor información puede consultarse la página siguiente:
http://www.notariadomexicano.org.mx/textos/kin/MEDIDAS%20DE%20SEGURIDAD%20.htm
Por las consideraciones anteriores se hace la propuesta de modelo de certificación de cotejo de documentos siguiente:
El suscrito LICENCIADO __________________________________, TITULAR DE
C E R T I F I C A: Que la presente copia que consta de _________ fojas útiles concuerda con el documento ___(original, copia certificada o señalar el tipo de documento del que proviene)_, el que tengo a la vista. Lo anterior se certifica a solicitud de __(señalar el nombre del rogante del servicio notarial)___, en
LICENCIADO XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
TITULAR DE
XXXXXXXXXXX, GTO.
2.- RATIFICACION DE FIRMAS.
Consiste en confirmar ante el Notario que se celebró un acto jurídico determinado.
En reunión celebrada entre el Colegio de Notarios del Estado y
Lo anterior es en virtud de que a partir del 1º de enero del 2007, los Notarios en el Estado tenemos prohibido actuar fuera de protocolo, y en los términos señalados en el artículo séptimo transitorio de la nueva ley, el Libro de Ratificaciones será obligatorio a partir del 1º de abril del 2007, por lo que para preservar la seguridad jurídica de este tipo de actuaciones Notariales se recomienda levantar la razón correspondiente en el protocolo ordinario.
La ratificación de firmas que se realiza ante Notario estará regulada por el siguiente dispositivo jurídico:
ARTÍCULO 67. En el libro de ratificaciones se asentarán, en registros numerados sucesivamente, los datos que identifiquen los actos jurídicos cuyos contenido y firmas se ratifiquen ante el notario, haciendo constar:
I. La fecha de celebración del acto jurídico como conste en el mismo;
II. La naturaleza jurídica del acto;
III. Los datos personales generales de quienes lo ratifican ante la presencia del notario;
IV. La forma como el notario identificó a las partes;
V. La fecha de ratificación; y
VI. Las firmas de el o los comparecientes, y el sello y firma del notario.
El libro de ratificaciones se formará por un conjunto de cien folios separados, numerados oficialmente y sólidamente empastados, con su respectivo índice. Al índice de este libro le serán aplicables las disposiciones relativas al protocolo previstas en esta ley. Las características de los folios se establecerán en Decreto Gubernativo.
El libro de ratificaciones no llevará apéndice. [4]
a).- Número de Ratificación que le corresponde.
Conforme a la ley inicialmente se debe asentar el número que progresivamente le corresponda a cada una de las ratificaciones que se levanten, como inicialmente se recomienda que en los 3 primeros meses del 2007 se levanten en el protocolo ordinario, se asentará el número que le corresponda del mismo.
b).- La fecha de celebración del acto jurídico como conste en el mismo.
Consiste en la fecha en que las partes celebraron el acto jurídico que ahora ratifican ante Notario, la que en algunas ocasiones coincide con la fecha de ratificación, pero en otras ocasiones es distinta, por ello es importante precisarla a efecto de determinar la fecha cierta del acto conforme a la ley.
c).- La naturaleza jurídica del acto.
Será importante precisar el tipo de acto que se ratifica, destacando sus elementos esenciales a efecto de procurar una definición jurídica del mismo.
El Notario, considero, deberá asegurarse que el acto sea posible jurídicamente, y no contrario a la ley.
d).- Los datos personales generales de quienes lo ratifican ante la presencia del notario.
Consiste en señalar expresamente los elementos de identificación personal de las partes o de quienes acuden ante nosotros a ratificar un acto determinado.
Puede ser que no todos los contratantes acudan simultáneamente ante el mismo Notario o ante diferentes Notarios, por lo que se podrán levantar ratificaciones sucesivas.
e).- La forma como el notario identificó a las partes.
El Notario deberá identificar a las partes conforme a la ley, a saber: por medio de documento oficial, con testigos de identidad o bajo su más estricta responsabilidad.
f).- La fecha de ratificación.
Es la fecha en la que los sujetos ratificantes del acto comparecen ante el Notario a confirmar su voluntad. Esta fecha puede ser distinta a la fecha consignada en el documento objeto de la ratificación.
g).- Las firmas de el o los comparecientes, y el sello y firma del notario.
Para el efecto de tener por confirmada la voluntad es indispensable que al calce de la razón que levantamos en el libro de ratificaciones, una vez que lo tengamos, por ahora en el protocolo, él o los sujetos ratificantes del acto vuelvan a estampar su firma como signo de su aceptación.
h).- La razón “doy fe”, el sello y firma del notario.
Que constituyen los elementos de autenticación Notarial.
La propuesta de modelo de RATIFICACIÓN DE FIRMAS de documentos es la siguiente:
NUMERO XXX - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
En la ciudad de XXXXXXXXX, Estado de Guanajuato, a los 2 dos días del mes de enero del año 2007 dos mil siete, el suscrito LICENCIADO __________________________________, TITULAR DE
G E N E R A L E S :- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Los comparecientes por sus generales manifestaron ser: el señor ____________________ _____________________; El señor ____________________________________________. - - - - - - - -
Los comparecientes se identifican con: el señor ________________________ con ___________________________ y el señor ______________________________ con ____________________________. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Se levanta esta razón en los términos del artículo 67 de
_____________________________________________
NOMBRES Y FIRMAS DE LOS COMPARECIENTES
LICENCIADO XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
TITULAR DE
XXXXXXXXXXX, GTO.
3.- ACTA RECTIFICATORIA O COMPLEMENTARIA.
La nueva ley del Notariado contempla la posibilidad de rectificar una escritura en la que se hayan asentado datos incorrectos en su redacción, y que sean contrarios a los documentos que obran glosados al apéndice. Sin embargo, es de advertir que no será procedente este tipo de actas sí se afectan elementos esenciales del acto como lo son el consentimiento y el objeto, así como sí se pretendiera modificar la naturaleza jurídica del acto.
Para la elaboración de este tipo de actas no es necesaria la comparecencia de ninguna de las partes por tratarse de ACTA NOTARIAL, la que por su naturaleza puede elaborarse sin hacer presente a ninguna de las partes, infiriendo la rogación como parte del acto formalizado que es materia de la rectificación o regularización. Sin embargo podemos señalar que es recomendable que el adquirente de derechos o preferentemente ambas partes la suscriban.
Este tipo de actas esta normada por el dispositivo legal siguiente:
ARTÍCULO 96. Cuando se hubiese autorizado provisional o definitivamente una escritura pública en la que se hayan asentado datos que resulten incorrectos, a la luz de los documentos que obren en el apéndice, de la propia redacción integral del instrumento o de cualesquier otra circunstancia susceptible de valoración objetiva, el notario podrá subsanarlos regularizando el instrumento, mediante la elaboración de un acta que será complementaria de aquélla en que se contiene el error u omisión. El acta complementaria deberá contener:
I. El lugar, día y hora en que se levante;
II. La mención de que se trata de un acta complementaria y los antecedentes y cláusulas del acto que se regulariza;
III. Los hechos de los que se desprenda el error en el asiento de los datos en la escritura que se complementa;
IV. Las certificaciones a que se refiere esta Ley; y
V. La autorización del acta.
Cuando resulte necesaria la inscripción del acta complementaria, el notario deberá realizarla a su costa. Los documentos que deban integrarse al apéndice como parte del acta complementaria deberán anotarse señalando que se relacionan con el instrumento que se corrige.
No procederá la elaboración del acta complementaria cuando se afecten elementos esenciales del acto contenido en el instrumento o su naturaleza jurídica. [5]
a).- La existencia de datos incorrectos, asentados por error, ó la omisión de algún dato importante en la escritura materia de la rectificación.
Este elemento es un requisito para elaborar el acta la que se sujeta a los límites señalados en los dos primeros párrafos de este apartado.
b).- El lugar, día y hora en que se levante.
En la redacción propiamente del acta aplicamos las reglas de este tipo de instrumentos notariales.
c).- La mención de que se trata de un acta complementaria y los antecedentes y cláusulas del acto que se regulariza.
Lo anterior a efecto de precisar la materia de rectificación o corrección.
d).- Los hechos de los que se desprenda el error en el asiento de los datos en la escritura que se complementa.
Habrá que sustentar debidamente el origen del error a efecto de aclarar que no se alteran elementos esenciales o la naturaleza del acto.
e).- Las certificaciones a que se refiere esta Ley.
f).- La autorización del acta.
g).- En su caso la inscripción del acta complementaria, que deberá realizarla a su costa el Notario ya que en todo caso el error le es imputable.
h).- En la integración del apéndice de documentos el Notario deberá tener cuidado especial ya que se relacionan con la propia acta a la que están vinculados, así como con la escritura que se rectifica.
4.- PROTOCOLIZACIONES DE RESOLUCIONES JURISDICCIONALES O ADMINISTRATIVAS.
En términos generales, continuaremos aplicando las mismas reglas que prevalecen hasta esta fecha con una única variante que consiste en que se debe incorporar al apéndice de documentos una copia de la resolución judicial o administrativa materia de la protocolización, así como del auto que la declare ejecutoriada.
El sustento legal de este requisito se encuentra en:
ARTÍCULO 73. En los casos en que se protocolice en acta o en escritura pública una resolución jurisdiccional o administrativa, deberá incorporarse al apéndice, copia de la misma y, en su caso, del auto que la declare ejecutoriada.[6]
5.- TESTIMONIOS.
En el capítulo de testimonios, dos son los aspectos que constituyen una variante en la reglamentación que tiene la nueva Ley del Notariado y son los siguientes:
a).- El primero es el relativo a la regulación del TESTIMONIO PARCIAL, que en la práctica notarial en materia de adjudicación por herencia se equipará a las hijuelas.
Señala el artículo 101 de la nueva ley lo siguiente:
ARTÍCULO 101. El notario podrá expedir un testimonio parcial del instrumento notarial en que consten varios actos u objetos, siempre y cuando dicho testimonio se refiera a uno solo de esos actos u objetos en forma íntegra y se le adjunten los documentos que al mismo le correspondan del apéndice respectivo. [7]
De dicho dispositivo legal se infiere que la escritura o acta notarial deberá contener varios actos o hechos jurídicos, y que el testimonio parcial será en todo caso íntegro en cuanto al acto o hecho en relación al cual se expide, agregando también los documentos que se contienen en el apéndice y que correspondan al acto o hecho materia del instrumento notarial.
b).- El segundo se refiere a la necesidad de observar en las hojas que se utilizan para expedir el testimonio las dimensiones y características que se determinen, aunque aparentemente existe una contradicción en
La aparente contradicción, que a mi juicio no existe, se encuentra en los artículos que establecen los siguientes:
ARTÍCULO 74. Las hojas en que se contengan los testimonios de los instrumentos notariales o las certificaciones legalmente autorizados por el notario, deberán guardar las medidas de seguridad que al efecto determine el Ejecutivo del Estado, para lo cual podrá escuchar la opinión del Colegio Estatal de Notarios.
ARTÍCULO 99. Las hojas de testimonio serán de las dimensiones y características que establezca el reglamento de esta ley, llevarán al margen derecho superior el sello y la rúbrica, y al calce de la última hoja, el nombre, la firma y sello de la notaría. [8]
Sin embargo, considero que una cosa es señalar que en el reglamento se deben establecer las dimensiones y características de las hojas de testimonio, y otra muy distinta es que se determinen las medidas de seguridad que estarán referidas al uso de kinegramas, que son los medios más modernos de seguridad con los que hasta la fecha se cuenta.
6.- CORRECCIONES AL INSTRUMENTO NOTARIAL.
Un aspecto no aclarado debidamente hasta ahora por las distintas leyes notariales que hemos tenido, y sobre el que se han dado las más diversas opiniones, es la forma como se hacen correcciones en los instrumentos notariales, actas o escrituras, testando y/o salvando palabras, o en algunos casos, pequeñas frases.
La nueva Ley del Notariado señala expresamente al respecto:
ARTÍCULO 70. En los folios no deberá haber raspaduras ni enmendaduras de lo escrito. En caso de que fuera necesario hacer alguna corrección, se testará lo erróneo con una línea indeleble que permita su lectura y al final de la escritura, antes de las firmas respectivas, se salvará mediante transcripción y la razón de que «no vale». Los textos que deban ser entrerrenglonados también se salvarán al final mediante su transcripción y la razón de que «si vale». [9]
Lo anterior implica que si el error se detecta después de la firma del instrumento, el Notario deberá recurrir al ACTA RECTIFICATORIA O COMPLEMENTARIA a la que ya se ha hecho referencia.
7.- FOLIOS INUTILIZADOS.
Una de las mayores polémicas se ha presentado en relación a los folios inutilizados, ya que la nueva ley señala expresamente que deberán ser enviados al apéndice de documentos y la gran mayoría de los Notarios es de la opinión de que deben formar parte del Tomo. El desacuerdo ha llegado a tal grado que incluso la propia autoridad no comparte el criterio establecido en el siguiente precepto legal:
ARTÍCULO 58. La numeración de los instrumentos y de los folios que se empleen será progresiva.
Cuando por cualquier razón se inutilice o destruya uno o varios folios antes que la escritura sea firmada por alguna de las partes, el notario podrá sustituir por otros el folio o folios inutilizados o destruidos, aunque no sea de numeración sucesiva, con tal que sean de los que se estén empleando en el momento en que se percate de ello. Antes de las firmas se anotarán los números de los folios utilizados, así como de los inutilizados, además en el folio cuyo número siga al intercalado se asentará una mención de que el faltante entre aquél y el que le precede, se usó en sustitución de otro con numeración anterior y de los números de folios entre los cuales quedó el intercalado. Los folios que se inutilicen o destruyan parcialmente se remitirán al apéndice de documentos.
La interpretación exegética de la norma no admite dudas, sin embargo, cabe recordar que el protocolo no solo esta conformado por los tomos integrados por los folios autorizados, sino también por el apéndice de documentos, de lo que concluimos que enviar los folios inutilizados al tomo ó al apéndice no debe constituir mayor problema para la practica notarial, más aún que si los folios inutilizados se encuentran glosados al tomo, esto permite un mayor control de los mismos, e incluso hace más sencilla la revisión que practica la autoridad cuando realiza las visitas generales a las Notarías del Estado.
Otro aspecto que debemos atender debidamente esta constituido por las anotaciones que deben asentarse cuando se presenta este problema, las que prácticamente son idénticas a las que estamos utilizando hasta la fecha.
8.- CONVENIO DE SUPLENCIA.
En cumplimiento a lo establecido en los artículos 32 y Quinto Transitorio de la nueva Ley, los Notarios debemos celebrar dentro de los primeros seis meses convenios de suplencia recíproca.
ARTÍCULO 32. El notario deberá celebrar convenios de suplencia recíproca con otros notarios de la misma adscripción, para los casos de licencias.
ARTÍCULO QUINTO TRANSITORIO. Los notarios deberán celebrar el convenio de suplencia a que se refiere el artículo 32 de esta ley, dentro de los seis meses siguientes a la fecha de entrada en vigor de la misma.[10]
9.- INDICE.
Otra novedad importante esta constituida por la regulación que hace la nueva Ley del contenido mínimo del índice, ya que hasta la fecha la ley había sido omisa en este sentido, el artículo 65 de la nueva Ley señala:
ARTÍCULO 65. Independientemente de los tomos y de las carpetas del apéndice, los notarios tendrán la obligación de formar un índice general de todos los instrumentos que autoricen, que deberá contener: el número del instrumento, las partes que intervienen, la naturaleza del acto jurídico de que se trata, los folios utilizados y el tomo al que corresponden.
Atendiendo a lo establecido en la norma precitada los requisitos mínimos del índice son:
a).- El número del instrumento.
b).- Las partes que intervienen.
c).- La naturaleza del acto jurídico objeto del instrumento, y
d).- Los folios utilizados y el tomo al que corresponden.
10.- RAZON DE CIERRE DE TOMO.
Se modifica el plazo para asentar la razón de cierre de tomo. Ahora, tendremos un plazo de hasta 30 días hábiles siguientes a la fecha del último acto para asentarla.
El artículo 60 de la nueva Ley estipula:
ARTÍCULO 60. Al final de cada tomo del protocolo y dentro de los treinta días hábiles siguientes a la fecha que corresponda a su último instrumento público, el notario levantará razón en la que hará constar que cierra ese tomo, el número de actos que autorizó, los que no hubieren pasado y los que se encuentren pendientes de autorización, expresando en este último caso el motivo. El notario empastará el tomo formado en un plazo máximo de ciento ochenta días naturales a partir de la fecha del cierre del tomo. [11]
Los requisitos de esta anotación son los mismos que los establecidos en la ley actual, por lo que solamente se establece un plazo que considero razonable para asentar esta razón.
[1] Presidente del Colegio de Notarios del Estado de Guanajuato.
[2] Ley del Notariado Para el Estado de Guanajuato Vigente a partir del 1° de Enero de 2007.
[3] Para mayor información consultar: www.notariadomexicano.org.mx
[4] Ley del Notariado Para el Estado de Guanajuato Vigente a partir del 1° de Enero de 2007.
[5] Ley del Notariado Para el Estado de Guanajuato Vigente a partir del 1° de Enero de 2007.
[6] Ley del Notariado Para el Estado de Guanajuato Vigente a partir del 1° de Enero de 2007.
[7] Op. Cit.
[8] Ibid.
[9] Ibid.
[10]Ibid.
[11] Ibid.
publicadas por Not. Francisco Alejandro Lara Rodríguez @ 6:31 p.m.
7 Comentarios
7 Comentarios:
Ya lo he leído. Puedes proceder a realizarme el examen. Estoy Listo.
Saludos.
Ya lo he leído.
Ya lo leí.
Ya lo leí, y para el cotejo de documentos, en sus requisitos, donde indica que se anota el nombre de la persona que lo solicita, o sea será la responsable directa del uso que le de al documento certificado; pero en este caso, tendría que presentarse a traer sus documentos solamente la persona interesada?
Y del artículo 67 inciso e), sobre las medidas de seguridad que serán establecidas con un kikegrama, para proteger el documento para evitar falsificaciones, bueno con estas medidas se incrementará el costo tanto para el notario como para la persona interesada.
Con lo que respecta de las correcciones al instrumento notarial, se corregían testando, ahora para la nueva Ley en su artículo 70, indica que si el error se detecta después de la firma, se deberá recurrir a la elaboración del Acta rectificatoria o complementaria; o sea que los datos incorrectos que se detecten para las autorizaciones, deberán contemplarse las actas rectificatorias?
Con esto me indica que se debe tener una revisión mas minuciosa del documento, antes de la firma.
Del índice, según el artículo 65 de la nueva ley, habla sobre la obligación de formar un índice general de todos los instrumentos autorizados. Este creo que es muy similar al libro rojo y el buscador que sirve de control, solo faltaría incluirle el número de folio utilizado.
ya lo lei
Ya lo leí, puedes hacerme el examen andrés. Estoy lista.
Considero que se logra uno de los objetivos primordiales de la función notarial como lo es la certeza jurídica, aunado a que considero importante se puedan subsanar errores que no alteran el contenido de una escritura en lo sustancial.
Fher.
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